Zapraszanie i usuwanie użytkowników

Użytkownicy organizacji są na ekranie Użytkownicy. Znajdziesz tam wszystkich — aktywnych, oczekujących na pierwsze logowanie i usuniętych — oraz jedyne dwie operacje, które zmieniają skład organizacji: zaproszenie i usunięcie.

Co panel wie o użytkowniku

Zanim zaprosisz kogokolwiek, warto wiedzieć, jaki jest zakres danych osobowych, które panel w ogóle przechowuje o osobie. Jest to:

• adres e-mail,
• rola w organizacji,
• status (Aktywny, Oczekuje albo Usunięty),
• data ostatniego logowania,
• techniczny identyfikator konta.

I nic poza tym. Panel nie przechowuje imienia, nazwiska, nazwy komórki organizacyjnej, stanowiska, numeru telefonu ani zdjęcia. Nie ma pola, w które można by je wpisać, i nie ma importu, który mógłby je wnieść. Widać to w samym oknie zaproszenia, które mówi wprost: „Konto powstaje przy pierwszym logowaniu. Znamy tylko adres e-mail.” Ten sam zestaw pól zobaczysz, klikając wiersz użytkownika na liście — karta Konto w zakładce Informacje pokazuje status, rolę i ostatnie logowanie, i to jest cała kartoteka osoby.

Konsekwencja praktyczna: adres e-mail jest jedynym sposobem rozpoznania osoby w panelu i w dzienniku zdarzeń. Jeżeli w Waszym urzędzie adresy nie pozwalają ustalić, kto jest kim, panel tego za Was nie rozwiąże.

Trzy role

Rolę wybierasz w chwili zapraszania i możesz ją później zmienić poleceniem Zmień rolę. Rola to zakres tego, co dana osoba może robić — nie ma nic wspólnego z dostępem do konkretnych dokumentów, który opisuje strona Nadawanie dostępu do bazy wiedzy.

Rola w oknie zaproszenia	Co obejmuje
Tylko użytkownik czatu	Korzysta wyłącznie z asystenta AI. Nie wchodzi do panelu administracyjnego.
Administrator + czat	Zarządza organizacją i korzysta z asystenta AI.
Tylko administrator	Zarządza organizacją, bez dostępu do czatu. Oznaczona etykietą Bez licencji czatu.

To, ile miejsc licencji zajmuje każda z tych ról, opisuje strona Sprawdzanie licencji i wolnych miejsc.

Pierwszy administrator urzędu istnieje od chwili zakupu. Może on nadać rolę administratora kolejnym osobom — nie trzeba w tej sprawie kontaktować się z dostawcą.

Jak zaprosić użytkownika

1. W menu po lewej wybierz Użytkownicy.

2. Kliknij Zaproś użytkowników w prawym górnym rogu ekranu.

   

3. W polu Adresy e-mail wpisz jeden adres albo kilka naraz. Adresy oddzielasz przecinkiem lub nową linią — okno liczy je na bieżąco i pokazuje liczbę pod polem. W jednym zaproszeniu możesz podać najwyżej 50 adresów.

4. W polu Rola wskaż jedną z trzech ról. Wybrana rola dotyczy wszystkich adresów z tego zaproszenia.

5. Sprawdź zdanie o licencjach pod formularzem — pokazuje ono, ile miejsc zostało, i ostrzega, że zaproszenia ponad limit nie zostaną wysłane.

6. Kliknij Wyślij zaproszenia.

Co dostaje osoba zaproszona

NeonPublic zakłada konto i wysyła na podany adres wiadomość z linkiem do ustawienia hasła. Nie ma osobnego kroku „przyjmij zaproszenie”: osoba klika link, ustawia hasło i zostaje przeniesiona na stronę logowania, gdzie loguje się już swoim hasłem.

Dopóki tego nie zrobi, jej wiersz na liście ma status Oczekuje i widnieje w zakładce Oczekujące zaproszenia. Jeżeli wiadomość nie dotarła, użyj polecenia Wyślij ponownie zaproszenie z menu w wierszu użytkownika — wysyła ono nowy link do tego samego adresu.

Wyniki zaproszenia

Każdy adres jest przetwarzany niezależnie od pozostałych, więc jeden błędny adres nie przerywa całej listy. Po wysłaniu zobaczysz okno Wyniki zaproszeń z wynikiem dla każdego adresu:

Wynik	Co oznacza
Wysłano	Konto powstało, link do ustawienia hasła poszedł na ten adres.
Reaktywowano	Adres był wcześniej usunięty z tej organizacji i wrócił jako aktywny.
Limit licencji wyczerpany	Brakło wolnego miejsca; ten adres nie został zaproszony.
Adres należy już do organizacji	Ta osoba jest już aktywnym użytkownikiem.
Adres istnieje w innej organizacji	Adres ma konto NeonPublic w innej organizacji. Skontaktuj się z jej administratorem — jedno konto nie może być jednocześnie aktywne w dwóch organizacjach.
Niepoprawny adres e-mail	Adres nie przeszedł walidacji formatu.
Nie udało się wysłać e-maila	Konto nie powstało; nic nie zostało zapisane. Ponów próbę.

Nieudane adresy możesz ponowić przyciskiem Ponów nieudane bez ponownego ich wpisywania, a całe zestawienie pobrać przyciskiem Pobierz raport CSV.

Jak usunąć użytkownika

1. Na liście Użytkownicy otwórz menu akcji w wierszu wybranej osoby.

2. Wybierz Usuń użytkownika.

   

3. Okno potwierdzenia wypisuje, co się wydarzy: konto NeonPublic zostanie wyłączone, miejsce licencji zostanie zwolnione, a członkostwo w organizacji odznaczone. Osobie z rolą Tylko administrator panel pokazuje w miejscu zwalnianego miejsca licencji zdanie o odebraniu dostępu do organizacji i grup — bo taka osoba żadnego miejsca licencji nie zajmowała.

4. Potwierdź przyciskiem Usuń użytkownika.

Skutek jest natychmiastowy: konto zostaje wyłączone, a aktywne sesje unieważnione, więc osoba nie zaloguje się już ani do panelu, ani do czatu. Usunięta osoba wypada też ze wszystkich grup, do których należała — a wraz z nimi traci dostęp do dokumentów, który z tych grup wynikał.

Czego usunięcie nie kasuje

To jest zdanie, na którym administrator działa, więc jest tu dosłowne. Usunięcie użytkownika nie usuwa:

• wpisów w dzienniku zdarzeń — historia tego, co ta osoba zrobiła i co zrobiono wobec niej, zostaje na cały okres przechowywania dziennika;
• technicznego identyfikatora konta — wiersz osoby zostaje na liście ze statusem Usunięty i możesz go zobaczyć, włączając filtr Pokaż usuniętych użytkowników;
• dokumentów, które ta osoba wgrała — pliki należą do bazy wiedzy urzędu, a nie do osoby, która je wgrała.

Dlatego ponowne zaproszenie tego samego adresu przywraca tę samą tożsamość, a nie tworzy nowej. Jeżeli chcesz, żeby ktoś wrócił do organizacji z czystą historią, panel tego nie potrafi — historia jest z założenia nieusuwalna.

Ostatni administrator

Nie da się usunąć ani odebrać roli ostatniej aktywnej osobie z uprawnieniami administratora. Panel blokuje taką operację i wyjaśnia to podpowiedzią przy zablokowanej pozycji menu. Najpierw nadaj rolę administratora komuś innemu, dopiero potem usuwaj.

Blokada jest celowa: organizacja bez administratora nie miałaby jak odzyskać dostępu do własnych ustawień bez kontaktu z dostawcą.

Gdy licencja organizacji wygasła

Po upływie terminu ważności licencji zablokowane są wszystkie operacje administracyjne — także usuwanie użytkowników, nie tylko zapraszanie. Panel pokazuje wtedy baner z prośbą o kontakt z Neon Flower. Termin ważności i to, co dokładnie się z nim wiąże, opisuje strona Sprawdzanie licencji i wolnych miejsc.