Wgrywanie dokumentów do bazy wiedzy

Dokumenty urzędu leżą w bazach wiedzy — prywatnych zbiorach dokumentów należących do jednej organizacji. Baza wiedzy jest tym, z czego asystent AI buduje odpowiedzi na pytania o Wasze własne dokumenty; dopóki nic tam nie wgracie, czat opiera się wyłącznie na źródłach publicznych.

Bazy znajdziesz w menu po lewej pod pozycją Bazy wiedzy. Każda baza ma nazwę, opis i Klasyfikację — Publiczna, Wewnętrzna albo Poufna. Klasyfikacja jest etykietą opisową dla Was: nie ogranicza sama z siebie dostępu. Tym, kto może czytać zawartość bazy, rządzi wyłącznie mechanizm opisany na stronie Nadawanie dostępu do bazy wiedzy.

Jak jest zbudowana baza

Wejście w bazę otwiera jej zawartość:

• Foldery — sekcja z kaflami folderów, każdy z liczbą dokumentów. Folder jest jednostką, na której nadaje się dostęp, więc podział na foldery to w praktyce podział na kręgi odbiorców, a nie tylko porządek.
• Pliki w folderze głównym — dokumenty wgrane do bazy bez wskazania folderu.
• Pasek Wykorzystanie: … z … — ile miejsca zajmują dokumenty tej bazy wobec limitu.

W prawym górnym rogu są dwa przyciski: Dostęp otwiera listę grup mających dostęp do tej bazy, a Szczegóły — panel z metadanymi, statystykami i informacjami o zgodności.

Jak wgrać dokument

1. Wejdź w bazę wiedzy, a jeśli dokument ma trafić do konkretnego folderu — otwórz ten folder.

2. Kliknij Wgraj dokumenty albo przeciągnij pliki na obszar listy.

   

3. Wskaż pliki. Akceptowane formaty to PDF, DOCX, TXT, MD, HTML i RTF; plik w innym formacie zostaje pominięty i panel to sygnalizuje.

4. Poczekaj, aż pliki się prześlą. Przy większej liczbie plików panel pokazuje pasek postępu, a na końcu okno Wynik wgrywania z podsumowaniem: ile plików zostało zaakceptowanych, ile odrzuconych i dlaczego.

Wgrany plik nie jest jeszcze gotowy do wyszukiwania. Musi przejść przez indeksowanie.

Co się dzieje po wgraniu

Każdy dokument ma status widoczny w kolumnie Status na liście plików:

Status	Co oznacza
W kolejce	Plik jest przesłany i czeka na przetworzenie.
Przetwarzanie	Trwa odczyt treści dokumentu i budowanie indeksu.
Zaindeksowany	Gotowe. Od tej chwili treść dokumentu może zostać użyta w odpowiedzi czatu — dla osób, które mają do niego dostęp.
Błąd indeksacji	Nie udało się przetworzyć dokumentu. Plik jest w bazie, ale czat go nie widzi.

Przejście z W kolejce do Zaindeksowany dzieje się samo i nie wymaga od Ciebie niczego. Status odświeża się przy odświeżeniu widoku.

Gdy indeksowanie się nie uda

Status Błąd indeksacji zawsze ma powód, a panel go nazywa. Najczęstsze:

• Nie udało się przetworzyć układu dokumentu — plik może być uszkodzony albo zabezpieczony hasłem.
• Dokument to skan bez warstwy tekstowej i nie udało się rozpoznać jego treści. Sprawdź jakość skanu albo wgraj plik zawierający tekst.
• Zeskanowany dokument jest zbyt duży lub ma zbyt wiele stron, by rozpoznać treść. Podziel skan na mniejsze pliki.

Aby spróbować jeszcze raz, użyj polecenia Spróbuj ponownie w wierszu pliku. Okno Ponów indeksację pokazuje, ile prób już było i jaki był powód ostatniego błędu, więc zanim klikniesz, wiesz, czy ponowienie ma sens — uszkodzony PDF nie naprawi się od trzeciej próby.

Jak podmienić dokument na nowszą wersję

Użyj polecenia Zastąp w wierszu pliku. Nowy plik zostanie zaindeksowany na to samo miejsce, a numer wersji wzrośnie. Nie trzeba usuwać starego pliku i wgrywać nowego pod tą samą nazwą — podmiana zachowuje historię wersji, a osobne wgranie tworzy drugi dokument.

Jak usunąć dokument i co dokładnie znika

Użyj polecenia Usuń w wierszu pliku i potwierdź w oknie Usuń plik z indeksu?.

Usunięcie jest trwałe i nieodwracalne. Kolejno dzieje się:

1. dokument zostaje skasowany z indeksu wyszukiwania — od tej chwili czat nie może go przywołać w żadnej odpowiedzi;
2. plik źródłowy zostaje trwale skasowany z magazynu, razem ze wszystkimi wcześniejszymi wersjami;
3. dopiero wtedy pozycja znika z listy, a zajmowane przez nią miejsce wraca do limitu bazy;
4. w dzienniku zdarzeń zostaje wpis „Usunięto plik z indeksu” z nazwą pliku, jego wersją i nazwą bazy.

Kolejność jest celowa: jeżeli skasowanie z indeksu albo z magazynu się nie powiedzie, plik pozostaje na liście i operację można powtórzić. Nie ma stanu, w którym dokument zniknął z panelu, a wciąż daje się przywołać w czacie.

Nie ma okresu, w którym dokument dałoby się odzyskać. Kasowanie kopii w magazynie dzieje się w chwili potwierdzenia, a nie po jakimś czasie karencji — mówi o tym wprost samo okno potwierdzenia. Jedyne, co zostaje po usuniętym dokumencie, to wpis w dzienniku zdarzeń. Jeżeli dokument będzie znów potrzebny, trzeba go wgrać ponownie z własnego źródła, a odzyskanie go z NeonPublic nie jest możliwe — także dla dostawcy.

Kilka dokumentów naraz usuwa się tak samo: zaznacz je na liście i kliknij Usuń na pasku zaznaczenia. Okno Usunąć … plików z indeksu? obejmuje cały zaznaczony zestaw, a potwierdzenie przyciskiem Usuń pliki przeprowadza każdy plik dokładnie tą samą, nieodwracalną ścieżką co przy usuwaniu pojedynczo.

Gdy zabraknie miejsca

Baza ma limit pojemności. Gdy się do niego zbliżacie, panel ostrzega („Zbliżasz się do limitu przechowywania”) i podaje wykorzystanie w liczbach. Po przekroczeniu limitu wgrywanie zostaje zablokowane — przycisk Wgraj dokumenty jest nieaktywny i ma podpowiedź wyjaśniającą przyczynę. Miejsce zwalnia się przez usunięcie dokumentów, które nie są już potrzebne.

Osobno działa termin ważności licencji organizacji: po jego upływie wszystkie zmiany w bazach wiedzy są zablokowane niezależnie od tego, ile miejsca zostało. Opisuje to strona Sprawdzanie licencji i wolnych miejsc.